Представитель этой профессии отвечает за документооборот в компании — электронный и бумажный. Он регистрирует, хранит и ведет учет всех документов, работая в специальных системах.
Чем занимается делопроизводитель
Делопроизводитель — один из ключевых сотрудников многих компаний. Его смело можно называть главным по документам, так как он знает весь их путь в организации, где работает. Он регистрирует все входящие документы, распределяет их нужным людям или отделам или архивирует. Каждый из них имеет индивидуальный номер, а также назначенного специалистом исполнителя. Поэтому в случае, если документ понадобится, то его легко можно будет найти. В случае, если документы потеряли актуальность или по ним уже дали удовлетворительный ответ, бумаги переходят в архив, за которым тоже следит делопроизводитель. Так как объем поступающей информации может быть крайне большой, специалисту важно работать не только с бумажным, но и электронным документооборотом. Он должен хорошо разбираться во всех функциях программы, которой предлагается пользоваться. В некоторых компаниях делопроизводители берут себя административные задачи, например организуют график руководителя, договариваются за него о встречах, отвечают на телефонные звонки и принимают посетителей компании.
Что должен уметь делопроизводитель
• регистрировать входящие и отправленные компанией документы
• формировать архив документов и следить за ним
• контролировать, правильно ли документы составлены
• работать в системах электронного документооборота
• выполнять административные задачи при необходимости: встретить посетителей, ответить на звонок и т.д.
• составлять и оформлять управленческую документацию
• следить за сохранностью всех документов — от активных до архивированных
• систематизировать и хранить документы
Почему востребована профессия делопроизводителя
Без документооборота работа любой крупной компании будет как минимум нарушена, как максимум — парализована. Делопроизводитель быстро может найти даже самый старый и, казалось бы, малозначительный документ, так как он ведет тщательный учет и контроль. Благодаря этим специалистам работа с документами в организации будет поставлена на поток, и поэтому все последние и более старые операции и сделки можно будет отследить в любой момент. Другими словами, делопроизводитель — настоящий хранитель важных в производстве бумаг.
Как стать делопроизводителем
Чтобы работать по этой специальности, получать высшее образование не обязательно. Делопроизводству обучают в колледже или на курсах продолжительностью в несколько месяцев. Однако возможность получить высшее образование все же есть — по направлению «Документоведение и управление архивами».
Делопроизводители работают в профильных отделах государственных и коммерческих компаний. В начале карьерного пути специалисты занимают должность рядового делопроизводителя, однако со временем могут занять позицию начальника отдела по документообороту.